Während der Arbeit an Berichten möchten Sie, dass die Benutzer spezifische Informationen zu ihren persönlichen Daten eingeben, die in das Excel-Arbeitsblatt eingegeben werden sollen. Um zu verhindern, dass Benutzer eine SSN mit mehr oder weniger als 9 Ziffern eingeben, verwenden wir die in Excel integrierte Funktion Datenvalidierung.
Nehmen wir ein Beispiel:
- Die SSN darf nicht mehr als 9 Ziffern umfassen, um den Benutzer bei der Eingabe seiner SSN einzuschränken und zu verhindern, dass er Ziffern kleiner oder größer als 9 eingibt.
- In Spalte A haben wir Namen und in Spalte B möchten wir, dass die Leute ihre SSN eingeben
- Bei der Eingabe der SSN möchten wir, dass der Benutzer 9 Ziffern eingibt, da die SSN genau 9 Ziffern erfordert (nicht mehr oder weniger).
- Wählen Sie die Zellen aus, in denen die Datenvalidierung bei der Eingabe von SSN angewendet werden muss.
- Klicke auf Datenband
- In Datentools Gruppe, klicke auf Datenvalidierung
- Die Datenvalidierung Dialogfeld wird angezeigt
- Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Option Benutzerdefiniert in Validierungskriterien aus und geben Sie die Formel ein als =LEN(B2)=9 im Formelfeld
- Die oben genannte Formel verhindert, dass die Benutzer Ziffern mit weniger oder mehr als 9 Ziffern eingeben.
- Klicken Sie auf OK
- Wenn wir in Spalte B genau 9 Ziffern eingeben, akzeptiert die Zelle die Zahlen
- Wenn wir jedoch absichtlich mehr als 9 Ziffern eingeben, lässt Excel die Eingabe nicht zu und eine Fehlermeldung wird angezeigt, um das Problem zu melden.
- Wenn wir weniger als 9 Ziffern eingeben, lässt uns auch Excel keine Eingabe zu und eine Fehlermeldung wird angezeigt.
Mit der in Excel integrierten Funktion Datenvalidierung können wir angepasste Berichte für den Benutzer erstellen, um die spezifischen Informationen einzugeben, die für die Erstellung von Berichten nützlich sind.