In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Dropdown-Liste mithilfe der Datenvalidierung in Microsoft Excel erstellen.
Die Datenvalidierungsfunktion verbessert die Effizienz der Dateneingabe in Excel und reduziert Fehler und Tippfehler. Sie können Einträge gemäß den Validierungskriterien einschränken oder sogar benutzerdefinierte Regeln für die Eingabe in die Zelle erstellen. Im Falle einer ungültigen Eingabe zeigt es eine Meldung an und verhindert, dass der Benutzer die Daten basierend auf der angegebenen Bedingung eingibt.
Lassen Sie uns anhand von Beispielen verstehen, wie Sie diese Funktion verwenden können.
Wir haben eine Produktliste in Spalte A und möchten eine Dropdown-Liste aller Produkte erstellen.
Befolgen Sie die unten angegebenen Schritte:-
- Wählen Sie eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt aus
- Um eine Dropdown-Liste zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte Daten> Datentools> klicken Sie auf Datenvalidierung
- Oder wir verwenden die Tastenkombination ALT + D + L
- Das Dialogfeld Datenvalidierung wird angezeigt
- Wählen Sie in der Zulassungsliste die Option "Liste"
- Wählen Sie auf der Registerkarte Quelle den Bereich der Produktliste aus
Notiz:-Bevor Sie auf OK klicken, werden Sie feststellen, dass standardmäßig die Kontrollkästchen "Leerzeichen ignorieren" und "In-cell Dropdown" aktiviert sind. Das erste Kontrollkästchen "Leerzeichen ignorieren" wird verwendet, um Leerzeichen als gültige Eingabe zuzulassen oder zu ignorieren Zelle, wenn aktiviert. Wenn es deaktiviert ist, lässt Excel keine Leerzeichen als gültige Eingabe zu und eine Fehlermeldung wird angezeigt. Und die zweite aktivierte Option ist "In-Cell-Dropdown", die verwendet wird, um einen Pfeil anzuzeigen, wenn Sie auf die Zelle klicken. Wenn Sie diese Option deaktivieren, verschwindet der Dropdown-Pfeil.
- Nun gehen wir zu „Input Message“ und schreiben dort im Titel „Select Product Name“ und im Nachrichtentext „Select the product name from the list“
- Dann gehen wir zu „Error Alert“ und standardmäßig ist der Fehlerstil als „STOP“ ausgewählt. Also schreiben wir in den Titel "Ungültiger Produktname" und dann in die Fehlermeldung "Bitte wählen Sie den Produktnamen aus der Liste aus". Und jetzt klicken wir auf OK.
- Klicken Sie auf OK, wir sehen die Eingabenachricht in gelber Beschriftung mit Dropdown-Pfeil
- Nachdem Sie auf das Dropdown-Menü geklickt haben, werden alle von uns ausgewählten Produkte in der Dropdown-Liste angezeigt. Sie können diese auswählen, anstatt sie einzugeben oder sich zu merken
Notiz:-Wenn Sie den Text in der Zelle mit Datenvalidierung löschen möchten, können Sie zur Zelle gehen und den Löschbefehl drücken. Der Inhalt wird aus der Zelle entfernt, ist aber in der Dropdown-Liste vorhanden
- Auch wenn Sie sich nicht in der Zelle befinden, in der wir die Datenvalidierung angewendet haben, sehen Sie, dass sie jetzt keinen Dropdown-Pfeil hat. Dropdown erscheint nur, wenn Sie diese Zelle auswählen
- Falls Sie die Datenvalidierung vollständig aus der Zelle oder dem Bereich entfernen möchten, gehen Sie einfach zum Datenvalidierungsfenster und dort sehen Sie diese Option "Alles löschen".
- Klicken Sie einfach darauf und klicken Sie nun auf OK. Sobald wir die Eingabetaste drücken, wird die Datenvalidierung aus der Zelle entfernt
Es gibt eine andere Möglichkeit, die Dropdown-Liste zu erstellen. Durch die Definition des Bereichsnamens können wir eine Dropdown-Liste erstellen. Befolgen Sie zum Verständnis die folgenden Schritte:
- Wir haben also die gleiche Liste hier im Bereich A9 bis A15
- Wir wählen den Bereich aus und können nun entweder zum Namensfeld gehen, um diesem Bereich einen Namen zu geben, oder wir können Name definieren verwenden
- Gehen Sie zur Registerkarte Formel> Definierte Namen> und klicken Sie dann auf Namen definieren
- Jetzt schreiben wir „Product_Name“ hier in das Namensfeld, und wir haben den Bereich bereits ausgewählt, also klicken wir auf OK
- Nun gehen wir wieder zum Datenvalidierungsfenster und wählen „Liste“ für die Validierungskriterien. Und diesmal haben wir, anstatt den Bereich auszuwählen, den definierten Namen in diesem Quellfeld
Notiz:- Wenn Sie sich an den Namen erinnern, den Sie der Liste gegeben haben, können Sie ihn hier eingeben, mit einem „Gleich“-Zeichen vorangestellt, oder Sie können F3 drücken. Das Fenster „NAMEN EINFÜGEN“ wird angezeigt und Sie können alle Namen des Bereichs finden, die in der aktuellen Arbeitsmappe verfügbar sind.
- Wir haben den Bereich als „Product_Name“ benannt, wir klicken darauf und dann auf OK
- Wir klicken auf OK und wir erhalten die Dropdown-Liste in dieser Zelle
So können Sie mit Hilfe der angegebenen Beispiele in Excel ein Dropdown-Menü mithilfe der Datenvalidierung erstellen.
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